Od momentu wejścia w życie przepisów RODO sposób niszczenia dokumentów przestał być całkowicie dowolny. W związku z tym niektóre firmy wciąż borykają się z problemem opracowania właściwych, skutecznych i bezpiecznych procedur, które pozwoliłyby szybko i wydajnie niszczyć nieaktualne firmowe akta. Odpowiedzią na te zmartwienia jest zlecenie niszczenia dokumentów fachowcom, czyli specjalistycznej firmie zewnętrznej. Dlaczego to korzystne rozwiązanie i czy na pewno warto się na nie zdecydować? Wyjaśniamy.
Niszczenie dokumentów bezpiecznie, czyli jak?
Zapisy rozporządzenia o ochronie danych osobowych, powszechnie znanego jako RODO, mówią o konieczności niszczenia akt i dokumentów w sposób, który zapewni bezpieczeństwo zawartych w nich danych. Nie określa jednak sposobów, metod ani procedur, które mają doprowadzić do zniszczenia dokumentacji. Znajdziemy tam informację o tym, że nośnik, na którym są lub były zapisane dane, ma zostać trwale zniszczony w taki sposób, aby niemożliwe było odzyskanie i ponowne wykorzystanie zawartych na nich informacji. Tym samym w przypadku danych cyfrowych samo ich wykasowanie a nawet sformatowanie nośnika nie jest wystarczające, gdyż pozostawia furtkę do odzyskania usuniętych informacji. Niezbędne jest więc całkowite zniszczenie nośnika danych. Dotyczy to zarówno akt papierowych, jak i cyfrowych zapisanych na płytach CD lub DVD, pamięciach zewnętrznych czy dyskach.
Do zniszczenia dokumentów w tradycyjnej, papierowej formie wystarczy biurowa niszczarka do papieru. Jednak w dobie cyfryzacji niemal w każdej firmie większość dokumentacji jest przechowywana w dwóch kopiach – cyfrowej i papierowej lub wyłącznie w formie cyfrowej. Należy pamiętać o konieczności zniszczenia wszystkich kopii zdezaktualizowanych dokumentów. W przypadku nośników cyfrowych jest to jednak nieco trudniejsze. Wymaga specjalistycznego sprzętu, który jest drogi i nie zawsze okazuje się opłacalne zakupienie go do sporadycznego użytku. Dlatego też z pomocą przychodzą specjalistyczne firmy fachowo zajmujące się niszczeniem dokumentów niezależnie od ich formy i treści. Dbają one nie tylko o trwałe zutylizowanie akt, ale również o to aby cały proces był bezpieczny.
Niszczenie dokumentów – lepiej wykonać samodzielnie czy zlecić fachowcom?
Niektórzy przedsiębiorcy decydują się na samodzielne niszczenie zdezaktualizowanych akt z chęci zaoszczędzenia środków. Jednak to rozumowanie nie do końca jest słuszne, zaraz wyjaśnimy dlaczego. Po pierwsze należy zaopatrzyć firmę w odpowiednią niszczarkę. Jeżeli jest to tylko niszczarka do papieru to wydatek nie jest szczególnie duży. Ale jeżeli w grę wchodzi również niszczenie dokumentów cyfrowych to zakup odpowiedniego urządzenia do niszczenia nośników danych jest całkowicie nieopłacalny na użytek tylko jednej firmy. Skoro jesteśmy już przy urządzeniach to należy także uwzględnić ich koszty eksploatacyjne: pobór energii, serwisowanie i ewentualne naprawy. Ich częstotliwość oczywiście zależy od ilości niszczonych dokumentów jednak trzeba mieć na uwadze taką ewentualność. Idźmy dalej, trzeba znaleźć osobę, która zajmie się niszczeniem dokumentów, a konkretnie – będzie umieszczać je w niszczarce. Zatrudnianie nowego pracownika tylko do tego celu jest nieuzasadnione. Trzeba więc zlecić to komuś z dostępnej kadry. Ale tu pojawia się haczyk. Dodając pracownikowi obowiązków, jakim jest niszczenie dokumentów, odrywamy go od jego regularnej pracy i zmniejszamy jego efektywność w pozostałych zadaniach. Oprócz tego należy pamiętać, że pracownik musi zostać przeszkolony z procedur dotyczących bezpiecznego niszczenia dokumentów zgodnie z RODO. To naprawdę sporo elementów, które po przeliczeniu raczej nie okażą się bardziej ekonomiczne niż zatrudnienie profesjonalnej firmy zewnętrznej.
Co zyskujemy zlecając niszczenie dokumentów fachowcom? Bez wątpienia jest to rozwiązanie komfortowe i bezpieczne. Firma niszcząca dokumenty zadba o wszystkie elementy procesu. A co najważniejsze, specjaliści w zakresie niszczenia dokumentów są doskonale obeznani z zasadami bezpiecznego niszczenia dokumentów i zadbają o prawidłową ochronę danych na każdym etapie pracy z aktami. Dlatego też wynajęcie fachowców do tego zadania okazuje się najlepszym możliwym rozwiązaniem.
