Dlaczego magazyn przyjmujący dostawę powinien mieć własną procedurę
Moment przyjęcia towaru z importu wygląda z pozoru banalnie: przyjeżdża samochód, ktoś podpisuje dokument, paleta trafia na regał. To jednak punkt, w którym rozstrzyga się, czy ewentualna reklamacja będzie miała podstawę. Jeśli odbiór został pokwitowany bez zastrzeżeń, późniejsze dowodzenie, że uszkodzenie powstało w transporcie, staje się bardzo trudne.
Dlatego firmy, które regularnie odbierają dostawy, opisują ten proces w prostej instrukcji dla magazynu. Nie chodzi o rozbudowaną procedurę jakościową, tylko o kilka kroków, które wykonuje każda osoba przyjmująca towar, niezależnie od tego, czy jest to jej pierwszy czy setny odbiór w tym miesiącu.
Co sprawdzić, zanim towar zjedzie z naczepy
Pierwsza czynność to oględziny zewnętrzne. Warto obejrzeć plomby, stan opakowań zbiorczych, ślady wilgoci i uszkodzenia folii. Przy dostawie kontenerowej istotne jest sprawdzenie numeru kontenera i numeru plomby z dokumentem, bo rozbieżność w tym miejscu jest sygnałem, że przesyłka była otwierana.
Druga czynność to porównanie liczby jednostek z dokumentem przewozowym. Nie chodzi jeszcze o zgodność asortymentową, tylko o liczbę palet, paczek czy sztuk. Ta liczba jest podstawą pokwitowania. Jeśli się nie zgadza, uwaga powinna trafić do dokumentu przed podpisem, a nie do maila wysłanego następnego dnia.
- stan plomby i zgodność jej numeru z dokumentem,
- widoczne uszkodzenia opakowań i palet,
- ślady zawilgocenia lub zalania,
- liczba jednostek zgodna z listem przewozowym,
- temperatura, jeśli towar tego wymaga.
Jak formułować zastrzeżenia, żeby miały wartość dowodową
Wpis „towar uszkodzony” jest zbyt ogólny. Zastrzeżenie powinno być konkretne: która paleta, ile opakowań, jaki rodzaj uszkodzenia. Do tego zdjęcia wykonane jeszcze przed rozładunkiem, pokazujące ładunek w pojeździe, oraz zdjęcia po zdjęciu z naczepy. Taki komplet materiału jest podstawą dalszego postępowania reklamacyjnego.
Warto również odnotować datę i godzinę przyjazdu oraz dane kierowcy. W sytuacjach spornych ustalenie chronologii bywa równie istotne jak sam opis szkody. Kierowca ma prawo znać treść zastrzeżenia, które trafia do dokumentu, i zwykle podpisuje je razem z odbiorcą.
Szkody, których nie widać przy odbiorze
Osobna kategoria to uszkodzenia ujawniające się dopiero po rozpakowaniu. Zdarza się to przy towarze zapakowanym w zbiorcze opakowania kartonowe, gdzie zewnętrzna warstwa wygląda poprawnie, a wewnątrz doszło do przemieszczenia i zgniecenia. W takiej sytuacji liczy się szybkość zgłoszenia i udokumentowanie stanu przesyłki bezpośrednio po otwarciu.
Dobrą praktyką jest rozpakowywanie pierwszej partii z nowej dostawy tego samego dnia, nawet jeśli towar nie jest jeszcze potrzebny do produkcji czy sprzedaży. Wykrycie problemu po kilku tygodniach niemal zawsze osłabia pozycję odbiorcy w rozmowie z przewoźnikiem i ubezpieczycielem.
Warto też pamiętać, że liczba operacji przeładunkowych wpływa na ryzyko szkody. Przesyłka, która była kilkakrotnie konsolidowana i dekonsolidowana, wymaga staranniejszych oględzin niż ładunek przewożony w jednym zamkniętym kontenerze. Różnice między tymi modelami dobrze opisuje wybór między kontenerem pełnym a drobnicą w imporcie morskim.
Kilka usprawnień, które nic nie kosztują
Pierwsze to jedna osoba odpowiedzialna za odbiór w danym dniu, zamiast przypadkowego pracownika przy rampie. Drugie to telefon z aparatem w miejscu przyjęcia i prosty schemat nazywania zdjęć, żeby dało się je później powiązać z konkretną dostawą. Trzecie to kartka z listą kontrolną przy wejściu do magazynu, która przypomina o kolejności czynności.
Te trzy elementy nie wymagają inwestycji ani wdrożenia systemu. Zmieniają natomiast sytuację dowodową w każdej reklamacji, a przy regularnym imporcie potrafią przesądzić o tym, czy szkoda zostanie uznana, czy pozostanie kosztem odbiorcy.
