Niszczarki firmowe czy usługa niszczenia dokumentów – co wybrać?
W wielu firmach każdego dnia produkowane są duże ilości dokumentów. Wynika to zarówno z konieczności zapewnienia prawidłowego obiegu informacji, jak i dokumentowania pewnych faktów i zdarzeń, również na potrzeby urzędów. Jednak każdy dokument z upływem czasu traci swoją ważność. Ale nawet przeterminowane dokumenty należy odpowiednio niszczyć aby uniknąć wycieku danych i informacji. Jak to robić właściwie? Czy lepiej stosować niszczarki firmowe czy zlecić niszczenie dokumentów zewnętrznej firmie? Podpowiadamy.
Przepisy o niszczeniu dokumentów firmowych
Niezależnie od tego czy firma lub przedsiębiorstwo gromadzą i magazynują dokumenty w tradycyjnej, papierowej formie, czy też na nośnikach cyfrowych, zobowiązane są odpowiednio je zabezpieczać przed ujawnieniem osobom nieupoważnionym. Oprócz tego to również po stronie przedsiębiorstwa leży obowiązek właściwego i skutecznego niszczenia danych, dokumentów i informacji, które straciły ważność lub swoje zastosowanie.
Co oznacza skutecznie niszczenie dokumentów? Precyzyjnie mówiąc chodzi tu o takie trwałe uszkodzenie lub utylizację nośnika, czy to papierowego czy cyfrowego, aby niemożliwe było ponowne odtworzenie lub odzyskanie zawartości, wiadomości czy danych.
Czy warto samodzielnie niszczyć dokumenty w niszczarce firmowej?
Przede wszystkim tradycyjne niszczarki biurowe sprawdzają się wyłącznie przy niszczeniu dokumentów papierowych. W sytuacji, kiedy zachodzi konieczność zniszczenia czy utylizacji nośników cyfrowych, niszczarka firmowa nie znajdzie zastosowania. Ponadto samodzielne niszczenie dokumentów polecane jest przedsiębiorstwom, w których nie pojawia się regularna konieczność utylizacji dużych ilości danych. Czyli firmowe niszczarki mogą być dobrym rozwiązaniem kiedy niszczenie niewielkiej ilości dokumentów odbywa się wyłącznie doraźnie.
Jeśli jednak duże ilości akt są utylizowane systematycznie to zwykła biurowa niszczarka będzie zwyczajnie mało wydajna i nieskuteczna. Dodatkowo samodzielne niszczenie danych wiąże się z zaangażowaniem pracowników, którzy w tym czasie mogliby wypełniać inne obowiązki. Kiedy przedsiębiorca decyduje się na niszczenie dokumentacji w swoich strukturach to musi pamiętać o bezwzględnym obowiązku zachowania poufności niszczonych akt. Nie jest to zadanie łatwe, jednak możliwe do zrealizowania.
Jakie korzyści przynosi zlecenie usługi niszczenia dokumentów?
Jeżeli firma czy przedsiębiorstwo zauważają trudność płynącą z samodzielnego niszczenia dokumentów to mogą skorzystać z opcji delegowania tej czynności poza struktury firmy. Profesjonalnie nazywamy taką czynność outsourcingiem. Innymi słowy przedsiębiorca wynajmuje firmę, której zleca niszczenie dokumentów w zamian za umówione wynagrodzenie. Nie każdy przedsiębiorca wierzy jednak w opłacalność takiego rozwiązania. Nie chcemy bowiem płacić więcej jeśli nie musimy. Warto wziąć pod uwagę, że zlecenie usługi niszczenia dokumentów może nawet przynieść firmie oszczędności. Jak to możliwe? Nasz pracownik nie musi tracić czasu ani zaprzątać sobie głowy niszczeniem akt. Możemy spożytkować jego wiedzę i doświadczenie do innych, ważniejszych zadań. Oszczędzamy więc nie tylko czas, ale również pieniądze, gdyż bieżące prace muszą zostać wykonane a dzięki takiemu odciążeniu realizacja zadań będzie szybsza. Ponadto zmniejszają się koszty związane z samym zakupem, utrzymaniem i konserwacją niszczarek firmowych.
Zlecając niszczenie dokumentów zewnętrznej firmie przedsiębiorca nie musi się martwić o przeglądy i naprawy urządzeń niszczących. Wszystkie te elementy pozostają po stronie firmy zewnętrznej, która przyjmuje zlecenie utylizacji akt. Kolejną ważną zaletą delegowania zadań niszczenia dokumentacji firmie zewnętrznej jest eliminacja konieczności segregowania i przygotowywania dokumentacji przed jej zniszczeniem. Tym samym dość oczywiste wydaje się, że większe firmy i przedsiębiorstwa, w których dezaktualizuje się i niszczy duże ilości dokumentów zdecydowanie korzystniej wyjdą na zleceniu tej usługi profesjonalnej firmie zewnętrznej.
Źródło: Essi – niszczenie dokumentów